Mediante el Informe N° 023-2019-SUNAT/7T0000, del 28 de febrero de 2019, la Intendencia Nacional Jurídico Tributario de la SUNAT, emite opinión respecto de la siguiente consulta vinculada a un tema de documentación tributaria.
SUPUESTO: Tratándose de la conservación física de documentos originales vinculados a asuntos tributarios; cuando tales documentos hayan sido trasladados a archivos digitales (microformas).
CONSULTA: ¿El contribuyente estará en la obligación de conservar los documentos originales, a pesar de que el tributo haya prescrito?
Al respecto, la Intendencia Jurídica de la SUNAT concluye que los deudores tributarios no estarán en la obligación de conservar tales documentos originales, una vez migrado la información a sistemas de archivos digitales (microformas); si es que el tributo vinculado a la misma o el plazo máximo de la SUNAT para asistencia administrativa mutua, el que resulte mayor, hubiera prescrito.
ANÁLISIS:
I. DISPOSICIONES DEL TUO DEL CÓDIGO TRIBUTARIO
1. Los contribuyentes deberán almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, o que sustenten el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia que respalden las declaraciones juradas informativas para la asistencia administrativa mutua en materia tributaria o aquellos que contengan la información del beneficiario final, 5 años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor (1).
2. Asimismo, el plazo de almacenamiento y conservación de la información indicada en el punto anterior – 5 años – se computará a partir del 1 de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente. En el caso de los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta, el plazo de 5 años se computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto.
3. Que, la acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribirá a los 4 años para los contribuyentes que hayan presentado la declaración respectiva; y a los 6 años, para quienes no lo hayan realizado. Dichas acciones prescribirán a los 10 años, cuando el deudor tributario sea agente de retención o de percepción y no haya cumplido con pagar el tributo retenido o percibido (2).
II. DISPOSICIONES DEL DECRETO LEGISLATIVO Nº 681
1. Que, los medios portadores de microformas – obtenidos conforme al Decreto Legislativo Nº 681 – sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales (3).
Para efectos de ello, se entenderá como microforma (4) a la “imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, grabada en un medio físico técnicamente idóneo, que sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología equivalente, de modo que la imagen se conserve y pueda ser leída con la ayuda de equipos visores o análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original”
2. A su vez, los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Podrán ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tenga que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar (5).
Para efectos de dicha disposición, microarchivo será (6) aquel “conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y medios de recuperación que permitan encontrar, examinar visualmente y reproducir copias exactas de los documentos almacenados como microformas.»
III. DISPOSICIÓN DE LA LEY N º28186
1. No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas – de acuerdo al Decreto Legislativo Nº 681 – los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias; así como, toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito (7).
IV. CONCLUSIÓN
Que, en consecuencia, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 87º numeral 7) del Código Tributario y el artículo 1º de la Ley Nº 28186; no existirá obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta esté relacionada con tributos respecto de los cuales hubiera transcurrido el plazo de prescripción o más de 5 años, el que resulte mayor.
Cualquier consulta, no dude en contactarnos: estudio@dofnupra.pe
(1)Artículo 87º numeral 7 del TUO del Código Tributario, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 133-2013-EF.
(2)Artículo 43º del TUO del Código Tributario
(3)Artículo 8º primer párrafo del Decreto Legislativo Nº 681.
(4)Artículo 1º numeral 1) del D.L. Nº 681.
(5)Artículo 13º del D. L. Nº 681
(6)Artículo 1º numeral 4) del D. L. Nº 681
(7)Artículo 1º de la Ley Nº 28186